Det er ikke så lenge siden Oslo-filharmonien og Klaus Mäkelä kom hjem fra årets siste turné. Over en drøy uke spilte de seks konserter i fem av Europas største konserthus, i Bozar i Brüssel, Liederhalle Stuttgart, Musikverein i Wien, Elbphilharmonie i Hamburg og Konzerthaus Dortmund. Det er lett å forstå at dette kan være en kraftanstrengelse for musikerne. Men hva med de som står for alt det praktiske og administrative under en så lang turné? Over 100 mennesker skal forflyttes til fem byer og hjem igjen. De skal ha billetter, overnatting og mat. Instrumenter, sceneantrekk, noter og mye annet skal fraktes, pakkes opp og plasseres på fem ulike scener. Og ned igjen.
Å planlegge og gjennomføre en turné må være en kjempejobb. For å få bedre forståelse for hva dette innebærer, har vi snakket med Trude Elde, som er en av de som er ansvarlig for Oslo-filharmoniens turnéer.
Trude har vært ansatt i OF i fem år, og innehar tittelen produksjonsleder. Kort sagt betyr det at hun er ansvarlig for at alt det praktiske fungerer i forbindelse med en konsert. Du ser f.eks. hennes medarbeidere, inspisientene, reorganisere podiet mellom to verk. Trude har en omfattende erfaring fra kultursektoren. Hun har jobbet på Chat Noir, hun har 10 år bak seg i Ultima, hun har jobbet med MUNCH og hun har vært frilanser som prosjektleder.
Og, som produksjonsleder er hun altså ansvarlig for alt det administrative og praktiske i forbindelse med turnéene. Og du tenker at det er en enkel sak? Tenk om igjen! Jeg lover deg, at når du har lest intervjuet med Trude, vil du forstå hvilken utfordrende jobb det er å gjennomføre en vellykket turné. Og da tenker jeg ikke på de musikalske prestasjonene.
Jobber med 2027
Det aner meg at det ikke er en spontan greie når Oslo-filharmonien reiser på turné. Men hvor lang tid i forveien tas det beslutning om en turné?
– Akkurat nå jobber vi med vinteren 2027, sier Trude. – Da går turen til Asia. Alle turnéer i 2026 er allerede bestemt i tid, dvs. hvor vi skal reise når. Generelt kan vi si at vi har en tre års planleggingshorisont. Først bestemmer vi tidsspunktet for turnéene, og det er bestemt basert på en kombinasjon av invitasjoner fra ulike festivaler og Klaus Mäkelä sine planer og ønsker. Når tidspunktet er avklart, og vi vet hvilke steder orkesteret skal holde konsert, kommer Alex (Taylor, kunstnerisk plansjef) og programrådet på banen for å finne ut hva som skal spilles. Det skal settes sammen et program som må ivareta mange hensyn. De vil ofte ta utgangspunkt i ønsker fra arrangøren. Det kan ikke være nye verk hver dag. Det er for krevende for dirigent og orkester. Og hvilke solister skal delta? Passer det for dem?
Hun fortsetter: – Når programmet er på plass og det foreligger en plan for hva som skal spilles hvor, får vi i produksjonen spørsmålet: Er dette mulig å gjennomføre? Klarer vi å flytte instrumenter og folk fra A til B tidsnok og sikkert nok? Og kan det forsvares økonomisk? Hvis dette lar seg gjøre, booker vi hotell 14-15 måneder før turnéen og flighter mindre enn 12 måneder før.
Finne flighter er utfordrende
– Den største utfordringen er å finne gode flighter. Etter pandemien er antall flighter i Europa halvert, og det er vanskelig å finne direkteflighter dit vi vil. Vi jobber derfor sammen med et selskap som heter Symphony Tours for å sette sammen disse flyreisene. Det sier seg selv at det ikke er enkelt å finne 110 ledige seter hver gang vi skal ut å reise. Derfor må vi ofte dele oss og mellomlande. Da vi skulle fly til Berlin i slutten av august, fant vi ut at det ikke går direkteflight dit. Vi måtte dele oss i flere grupper, der en gruppe fløy via Helsinki og en annen via Frankfurt! Andre ganger har det vært nødvendig å chartre et fly.
Trude forteller videre at de av og til reiser med tog, spesielt når de kan ta direktetog mellom relativt nærliggende byer på kontinentet, slik de gjorde på den siste turnéen. Men heller ikke tog er problemfritt. – Dersom det er togbytte underveis, kan vi risikere å miste tog videre pga forsinkelse. Tiden er ofte så knapp at den sjansen kan vi ikke ta. I tillegg er det aldri enkelt å få plass til 110 personer på toget.
Truede tresorter og fengselsstraff
Det var folkene, men hva med instrumentene? Og mange av dem er jo utrolig kostbare. Trude forteller at instrumentene i hovedsak går på lastebil. Småinstrumenter kan tas med ombord på flyet, men det kan være risikabelt, fordi flyvertene kan finne ut at instrumentkassa er for stor for hattehylla eller liknende. Og da har man et skikkelig problem. Du risikerer ikke at en fiolin til et unevnelig antall millioner stues sammen med annen bagasje. Derfor er det mindre risiko å ha alt på lastebil eller i annen felles transport.
– Da vi reiste til Asia, var nesten alle instrumenter i cargo (transportcontainere), sier Trude. Og når vi reiser til Asia, har vi også en annen utfordring. Flere av våre gamle strykeinstrumenter består av det som i dag er truede tresorter. Disse kan ikke uten videre innføres til andre land, og det kreves et spesielt sertifikat for å få dem inn. Og disse instrumentene må selvsagt inn til tollbehandling.
– I det hele tatt: alt vi sjekker ut av landet, må være identisk med det som sjekkes inn igjen. Det gjelder alt, ned til hver eneste fiolinbue, musikernes sko og tverrsløyfe. Og alt sjekkes av tollmyndighetene! Har vi mer med ut enn inn, er det jo eksport, og har vi mer med inn enn ut, er det import, og da må det betales egne, dyre tollsatser. Det er faktisk podieinspisientene som står ansvarlig for, og signerer på, at det er samsvar mellom det som går ut og det som går inn. Og mangel på samsvar er straffbart, og i ytterste konsekvens risikerer de fengselsstraff!
Da Bill Clinton skapte problemer
Når jeg spør Trude om det har hendt at instrumentene ikke har kommet fram i tide, ber hun meg ta kontakt inspisient Atle Opem. Han kan fortelle om en episode fra desember 1995. Orkesteret var på en turné i Storbrittania og Irland med Paavo Berglund. Orkesteret hadde konsert i Birmingham 30. november og skulle til Belfast 1. desember. Etter konserten i Birmingham pakket de som vanlig og sendte av gårde traileren med instrumentene. Den skulle med en ferje på natten. De nådde dessverre ikke den og begynte å kjøre nordover for å prøve å rekke en annen ferje. Sjåføren kontaktet Atle Opem fortalte at han ikke kunne rekke frem i tide til konsertstart i Dublin. Både Oslo-filharmoniens agent og transportselskapet prøvde å finne en løsning for å få instrumentene frem i tide, og det endte til slutt med å sende dem med et fly. Instrumentene og utstyret kom etterhvert frem til flyplassen i Dublin, men der var det på toppen av det hele fullt kaos – og forsinkelser. Daværende USA president Bill Clinton var nemlig på besøk i Irland!
Atle forteller: – Enden på visa var at når konserten skulle begynt, så var ikke transporten med instrumentene der. Løsningen ble at vi innledet konserten med kammermusikk med noen av de musikerne som hadde med seg instrumentene selv. I løpet av den første halvdelen, og en utvidet pause, kom instrumentene til konsertsalen og vi kunne endelig spille Sibelius symfoni nr. 1. Riktignok stilte alle musikerne i sivil fordi kassene med konsertantrekk ikke kom med flyet!
Stor forskjell på konsertsalene
Det er lett å forstå at det er en kjempejobb å få de hundrevis av små og store instrumenter, sceneantrekk osv. fra traileren og inn på podiet. Og det er ikke to konsertsaler som er like. Er noen konsertsaler enklere å reise til enn andre?
– Å, ja, det er store forskjeller! Generelt har de nyeste konsertsalene større plass og er bedre tilrettelagt for logistikken. Paris er f.eks. kjempebra backstage. Elbphilharmonie i Hamburg er også veldig behagelig. Der er det romslig, bare glatte gulv, ingen dørstokker, gode garderober, tydelig hvor musikerne kan sette fra seg instrumentene sine osv. Vi kan rulle alt rett inn på scenen, som så heves før konsert. Eneste ulempen med Elbphilharmonie er at vi må bruke heis. Ja, de er store og romslige, men det hender at de står….
– Det er mer utfordrende for oss i f.eks. Dortmund. Garderoben var i kjelleren og scenen øverst. Det var utrolig vanskelig å finne fram i mengder av trapper og ganger. Vi har alltid med egne skilt for at musikerne skal finne fram, og her fikk vi virkelig bruk for dem. I Stuttgart Liederhalle var korridorene så trange at vi ikke kunne trille lagerboksene våre gjennom. Og de hadde en bitteliten heis, som var for lav for kassene med kontrabassene. I det hele tatt ganske dårlig gjennomtenkt.
Ekstremt trangt i Musikverein
Dere holdt jo konsert også i Musikverein i Wien. En fantastisk sal på mange måter, men hvordan er denne gamle salen fra ditt ståsted?
– Der er det mye bæring. Og det er trangt, både backstage og på podiet. Ingen steder sitter musikerne så ekstremt tett som på podiet i Musikverein! Siden podiet er i ulike nivåer, er det flere av stolene som har både korte og lange bein, fordi noen stolbein står på avsatsen bak. De som jobber i Musikverein styrer i stor grad plasseringen av musikerne. Det er bare én måte å få alle inn på, og den måten er det de som kan best. Men både vi og musikerne var godt forberedt på forholdene der, så det gikk greit. Og det er jo en fantastisk atmosfære der! Man føler seg beæret over å få spille i Musikverein.
Det er jo utrolig mye som skal pakkes ned etter en konsert og dere skal reise videre. Hvor lang tid tar det?
– Det er jo tydelig merket hva som skal ligge hvor, så hvis musikerne legger ting der de skal, går det veldig greit. Nå er jo musikerne våre blitt ganske rutinerte, og vet hva som skal gjøres. Rekorden er 42 minutter fra ferdig konsert til alt er på bilen. Det var i Osaka i Japan. Men vanligvis tar det 1,5 time.
Hvor mange er med fra administrasjonen for å organisere en turné?
– Omtrent 10 personer er malen, men det kan selvsagt variere noe. Vi trenger folk som styrer bemanningen av orkesteret, som ordner podiet, har kontroll på notebiblioteket – og turnéleder. I tillegg stiller kommunikasjonsavdelingen med folk for å skape mest mulig blest om turnékonsertene.
Det er bare å ta av seg hatten for det arbeidet produksjonsavdelingen i Oslo-filharmonien gjør. Uten deres innsats og kompetanse hadde det ikke vært mulig å gjennomføre en turné. Tenk på det neste gang du ser inspisientene organisere podiet i Konserthuset!